„Die Daten liegen doch in der Cloud“ ist noch kein Wiederherstellungsplan. Microsoft 365 bietet für Exchange Online, OneDrive und SharePoint verschiedene Möglichkeiten, gelöschte oder geänderte Daten wiederzufinden. Ob diese im konkreten Schadensfall ausreichen, hängt von den Einstellungen, dem Zeitpunkt und dem benötigten Wiederherstellungsumfang ab. Unternehmen sollten deshalb bewusst entscheiden, was sie zusätzlich sichern.
Was muss überhaupt wiederherstellbar sein?
Beginnen Sie mit den geschäftskritischen Daten: E-Mail-Postfächer, OneDrive-Dateien, SharePoint-Teamsites und gegebenenfalls weitere Anwendungen. Halten Sie fest, wer Eigentümer ist, wie lange eine Wiederherstellung möglich sein muss und wie schnell der Betrieb weitergehen soll. Eine einzelne Datei von gestern zurückzuholen ist eine andere Aufgabe als viele verschlüsselte Dateien nach einem Angriff wiederherzustellen.
Papierkorb, Aufbewahrung und Backup: drei unterschiedliche Dinge
- Papierkorb und Versionsverlauf helfen bei manchen versehentlichen Löschungen oder Änderungen. Fristen und Möglichkeiten unterscheiden sich je nach Dienst und Konfiguration.
- Aufbewahrungsregeln dienen dazu, Inhalte nach definierten Vorgaben zu behalten oder zu löschen. Sie ersetzen nicht automatisch einen getesteten Wiederherstellungsprozess für einen größeren Vorfall.
- Backup schafft zusätzliche Wiederherstellungspunkte und einen geplanten Weg zurück zu einem funktionierenden Datenstand. Microsoft bietet dafür Microsoft 365 Backup an; auch Partnerlösungen kommen infrage. Entscheidend sind Abdeckung, Wiederherstellungsziel und Testbarkeit.
Microsoft beschreibt für sein Backup-Produkt Schutz und Wiederherstellung von Exchange-Postfächern, OneDrive-Konten und SharePoint-Sites. Das bedeutet nicht, dass diese Sicherung in jedem Microsoft-365-Abonnement bereits eingerichtet ist. Prüfen Sie den tatsächlichen Status in Ihrem Tenant. Microsoft: Überblick zu Microsoft 365 Backup
Fünf Fragen vor der Entscheidung
- Welche Daten sind eingeschlossen? Denken Sie an gemeinsam genutzte Postfächer, Teams-Dateien in SharePoint und OneDrive-Konten ausgeschiedener Mitarbeitender. Erstellen Sie eine konkrete Liste statt „alles“ anzunehmen.
- Wie weit soll die Wiederherstellung zurückreichen? Ein Vorfall kann erst Wochen später entdeckt werden. Die gewünschte Historie muss zur verfügbaren Aufbewahrung und zu den Backup-Richtlinien passen.
- Wie schnell muss der Betrieb wieder laufen? Definieren Sie für wichtige Arbeitsbereiche eine akzeptable Ausfallzeit und einen tolerierbaren Datenverlust. Erst dann lassen sich Lösungen sinnvoll vergleichen.
- Wer darf Sicherungen ändern oder löschen? Administrationsrechte und getrennte Rollen sind relevant, falls ein Konto kompromittiert wird. Prüfen Sie Schutzmechanismen beim gewählten Produkt konkret.
- Wurde eine Wiederherstellung getestet? Testen Sie mit nicht sensiblen Beispieldaten: eine Datei, eine E-Mail und – soweit relevant – einen größeren Bereich. Dokumentieren Sie Dauer, Ergebnis und zuständige Personen.
Ein einfacher Start für kleine Unternehmen
Erfassen Sie zuerst die kritischen Konten und Speicherorte. Prüfen Sie dann vorhandene Papierkorb-, Versions- und Aufbewahrungsfunktionen. Legen Sie fest, welche Vorfälle damit nicht ausreichend abgedeckt sind. Wählen Sie erst danach eine zusätzliche Sicherung und führen Sie einen Wiederherstellungstest durch. Wiederholen Sie den Test nach wesentlichen Änderungen an Benutzerkonten, Berechtigungen oder Datenstruktur.
Berücksichtigen Sie neben Funktionen auch die laufenden Kosten: Microsoft 365 Backup wird laut Microsoft nutzungsabhängig abgerechnet. Preise und Bedingungen können sich ändern; holen Sie für Ihre Datenmenge eine aktuelle Kalkulation ein. Microsoft: Preismodell
Fazit
Die richtige Frage lautet nicht pauschal „Brauchen wir ein Backup?“, sondern: Welche Daten können wir nach welchem Vorfall innerhalb welcher Zeit zuverlässig wiederherstellen? Wenn darauf niemand eine getestete Antwort hat, besteht Handlungsbedarf. Weitere Grundlagen finden Sie in unserem Beitrag zu Backup-Strategien für Firmen. Für eine Bestandsaufnahme Ihrer Cloud- und Datensicherung können Sie iRoom anfragen.